¿Cómo aumentar la eficiencia y productividad de las reuniones de trabajo?

En general en las reuniones de trabajo, sea como parte de un grupo específico para desarrollar un proyecto, en reuniones de coordinación, en comités de dirección, etc., destacamos la escasa participación de una mayoría silenciosa que acata y asiente, que sólo participa si se le pregunta, y el excesivo protagonismo del líder o jefe y de algunos pocos que rigen los temas a tratar y sus soluciones.

Muchas de estas reuniones de trabajo se convocan con la idea de colegiar las decisiones y acciones a tomar. Muchas de estas reuniones nacen de la tendencia cada vez mayor  de colegiar las decisiones de la empresa.


En muchos casos la difícil puesta en práctica de las decisiones que se tomaron sin la participación de todos los responsables, genera la necesidad de otra reunión que tampoco va a servir por que se va a utilizar el mismo patrón de comportamiento.

Ahí veo que se confunden dos hechos clave, por un lado cómo hacer participar a los responsables de la reunión y otra la toma de decisiones en sí misma.

Si la reuniones están para presentar, debatir, escuchar los puntos de vista, hacer un análisis, proponer, tomar decisiones, etc., ¿porqué no hay mayor participación?, ¿qué falta para ello?, ¿cuánto tiempo se pierde en discusiones y en roces entre los participantes?. Las organizaciones las formamos personas y en este universo de cada uno es donde encontramos la respuesta.

Todos los líderes consultados desearían una mayor participación y efectividad en las reuniones de sus empresas, consideran que sus directivos y colaboradores son lo suficientemente capaces para aportar ideas y experiencias que ayudarían al mejor desarrollo de la compañía y de los proyectos y negocio en el que están inmersos.

Si la realidad es la descrita en los párrafos anteriores, ¿qué debe cambiar para aumentar la participación y la asunción de responsabilidades?, ¿qué creencias y formas de hacer hay detrás de estos comportamientos?,

¿Se pueden corregir?, primero debe haber una decidida voluntad del líder para que esto cambie, siendo él el motor de este cambio, asumir su papel y asignar el que quiera que tenga cada una de las personas de su organización, que se sepa porque se organizan las reuniones y que se espera de ellas, qué es una decisión colegiada y quién asume responsabilidades.

Una vez determinada esta voluntad del líder, tenemos que ver qué pasa con las personas convocadas a las reuniones de trabajo, qué les une, porque están en estas reuniones, qué se espera de ellos, cuál es el interés y motivación que les lleva a participar, qué problemas tienen con otros miembros del equipo, cómo deben aparcarse las discusiones personales que restan energía al equipo de trabajo en vez de sumar, cómo podemos hacer las reuniones más productivas y cortas en el tiempo y cómo mantener la atención durante el curso de la reunión.

Todo esto no se logra por sí solo ni con buenas palabras emanadas desde la dirección o líder. Solamente un experto externo no involucrado directamente en los temas de las reuniones, puede ayudar al líder y a todas estas personas y provocar que de ellas salga este cambio buscado, que redundará en mayores beneficios personales y empresariales.

Durante el proceso será necesario desprenderse de algunas actitudes y formas de hacer y encontrar otras habilidades que faciliten el cambio.

Digo beneficios personales porque se participará mejor en las reuniones, porque se sabrá a ciencia cierta cuál es la motivación y el interés, que se espera de la participación, separar lo importante de lo superfluo y focalizarse en el proyecto, buscando las avenencias con los colegas y no las discusiones personales. Al final se verá que los recursos y energía personal para desarrollar la misma tarea son menores consiguiéndose mejores resultados y en menor tiempo. A esto es lo que se llama mejorar la eficiencia y la productividad.

Qué voy a decir de los beneficios para la empresa, bien sabido es que si los colaboradores, directivos y empleados que participan en las reuniones de trabajo tienen claro para que están allí, cuál es su responsabilidad, que se espera de ellos y todo lo dicho en el párrafo anterior, no puede más que redundar positivamente en la propia empresa, tanto en la asunción de responsabilidades como en la mejora de la actividad y por ende de los beneficios.

Existen muchas empresas que han contratado los servicios de un Executive Coach para ayudarles a mejorar el estilo de las reuniones, dando soporte a la dirección y a los directivos participantes en los términos descritos. Los resultados son extraordinarios, los comentarios de los participantes es que se sienten invitados a participar sin cortapisas, se abren con más facilidad.

Hoy, las empresas disponen de menos recursos financieros, la búsqueda de rentabilidad es más laboriosa y las decisiones deben tomarse con más celeridad. La productividad y eficiencia se hacen indispensables tanto en la gestión como en la toma de decisiones. Ahora, más que nunca, hay que cambiar actitudes limitantes por otras que permitan afrontar con éxito los desafíos de esta crisis económica. Las empresas que se permitan estos cambios estarán en mejores condiciones que aquéllas que sigan con sus rutinas y piensen que logran mejor eficiencia y productividad reduciendo personal y costes.

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Acerca de Lluís Gras

Executive and Business Coaching, con más de 25 años de experiencia en empresas.
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2 respuestas a ¿Cómo aumentar la eficiencia y productividad de las reuniones de trabajo?

  1. El problemas es que las ideas y opiniones que quieren los directivos, no deben ir en contra de ellos y muchas veces son el problema. Nadie va a decirque que tu lo eres sobre todo si eres el jefe.

    • Lluís Gras dijo:

      Gracias por tus acertados comentarios, muchas veces la realidad es como la describes, pero algo hay que hacer para cambiarlo.
      La propuesta que hago es para convencer al líder que deje hacer y expresarse a sus colaboradores, será más beneficioso para la organización y para el propio ambiente de la misma. Las empresas que han hecho este paso están en mejor disposición para afrontar las necesidades actuales y están superando la actual coyuntura con mucha más desenvoltura.

      Envíale un link de mi blog a tu jefe, quizás le interesa,
      saludos

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