Las Reuniones de Trabajo, Toma de decisiones mejores y más rápidas

Seguir un ritmo para las reuniones, tener un calendario de fechas y establecer tipos de reuniones en función de los temas  a tratar resulta de gran ayuda para el éxito e implementación de un Plan Estratégico.

En muchas ocasiones las reuniones son muy largas, con agenda muy apretada, muchos temas a debatir y algunos se confunden con otros o son interdependientes con lo que la toma de decisiones no es nítida y al final de la reunión suelen quedar temas pendientes sin aclarar las acciones que deben hacerse.

Si pensamos en un Plan Estratégico que contenga, además de la Misión, su razón de ser, Visión y Valores de la compañía, los Objetivos a diferentes periodos, 3-5 años, 1 año y trimestre, convendremos que la mejor forma de seguir el Plan hacer reuniones de trabajo para su seguimiento y evaluación. Qué, Quién y Cuándo son la implementación del Plan Estratégico.

Además estableceremos un calendario y una agenda distinta para cada tipo de reunión. Las reuniones también sirven para agrupar y sincronizar los equipos.

Pensamos que los asistentes a cada reunión están en función de los temas a tratar y que lo importante es que cada uno sepa cuál es su responsabilidad y lo que aporta al equipo y empresa.

Calendario de Reuniones

–   Anual, para hacer y revisar el Plan Estratégico

–   Trimestral, para establecer los objetivos prioritarios, acciones e indicadores

–   Mensual, para revisar los avances de los objetivos trimestrales, indicadores,          ajustes, oportunidades estratégicas, 1 – 2 horas

–   Semanal, resultados de la última semana, obstáculos, Responsabilidad individual, prioridades e indicadores, Comentarios de los superiores y guía para seguir,  30 – 60 minutos

–   Diaria, éxitos, mediciones, obstáculos, foco del día,  7 – 12 minutos

Lo importante no es estar mucho rato de reunión sino que éstas sean cortas y eficientes. Sabiendo lo que se va a tratar es más fácil focalizar sin perder el tiempo en hablar de temas que pertenecen a otras agendas.

Les recomiendo que hagan este ejercicio, intenten tener muy bien programadas las reuniones de trabajo, tomen las decisiones que se ajusten al seguimiento del Plan Estratégico que se han trazado, verán cómo sus empleados se lo agradecerán y a su vez ustedes comprobarán cómo se gana en eficiencia en el trabajo en todos los niveles. No piensen que estos temas sólo son para los Empresarios y Directivos. Les animo a que lo prueben.

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Acerca de Lluís Gras

Executive and Business Coaching, con más de 25 años de experiencia en empresas.
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