¿Quién debe ser el facilitador en las reuniones de Estrategia y Ejecución de la compañía?

Las reuniones de Estrategia y del Plan Ejecución y ritmo de prioridades, es la tarea más importante del Comité de Dirección.

En el marco del modelo de las 4 DECISIONES de Gazelles recomendamos un ritmo regular de reuniones, diaria, semanal, mensual, trimestral y anual. Mientras que las tres primeras, generalmente, son para resolver temas operativos y tácticos, la reunión trimestral y anual son para hablar y debatir, revisar y pensar la Estrategia y su Plan de Ejecución. Estas reuniones son muy importantes pues marcan el camino de crecimiento de la empresa y su actividad para todo el año.

Mi pregunta ahora es:

¿quién debería ser el facilitador de estas reuniones, para ayudar a definir las actividades más importantes que la empresa debe emprender?

varita mágicaEn mis workshops con equipos directivos suelo proponer una actividad que llamamos “la varita mágica”. Este ejercicio consiste en descender desde la altura de la cintura hasta el suelo una varita de madera de 1cm de diámetro. Los miembros del equipo se sitúan uno enfrente del otro intercalando el dedo índice de cada mano de un lado y otro. La varita descansa en posición horizontal sobre los dedos índices, puestos de lado, y debe estar en contacto con todos ellos hasta llegar al suelo. La longitud de la varita depende del número de miembros.

Vais a pensar que este ejercicio es muy fácil, así lo piensan todos los equipos, pero resulta que no. Hay muchas discusiones y propuestas de cómo hacerlo, generalmente destacamos cuatro problemas que, inicialmente obstruyen la consecución del ejercicio.

1.    La escucha, no estamos atentos a lo que dicen los miembros del equipo de cómo hay que hacerlo. Cada uno dice la suya sin escuchar al otro.

2.   Culpabilizar al otro, si no baja la varita es porque no me escuchas no sigues mis instrucciones.

3.   Confianza, al principio hay un exceso de autoestima, pensando que es muy fácil realizarlo. Esta autoestima genera un exceso de confianza en la posibilidad de realizarlo rápidamente, lo que hace que  no se preste atención a lo que hay que hacer realmente.

4.   Liderazgo, hasta que no han fracasado varias veces en el intento, no se dan cuenta de que hace falta alguien que, previa escucha de lo que dice cada uno, planifica y toma la decisión de ejecutar y les guía y lleva la voz cantante.

Tres observaciones a todo ello:

1.   El líder ha de conseguir que cada uno se concentre en su trabajo y siga las instrucciones que da.

2.   Suele suceder que el que da las instrucciones es el que peor ejecuta. 

3.  En realidad hasta que no se ponen de acuerdo, la varita sube más que baja.

El valor de este ejercicio es ver que sin escuchar, concentrarse en uno mismo, ser humilde y sin un guía es muy difícil realizar una tarea en equipo.

Si tenemos en cuenta los resultados del ejercicio de “la varita mágica”, diría que hay tres razones muy importantes para buscar un facilitador externo que ayude en la reunión trimestral y anual de Pensamiento Estratégico y su Plan de Ejecución.

Antes de tomar esta decisión haceros la siguiente pregunta:

¿Cuántos miembros del equipo de dirección opinarían contrario a los deseos del CEO y a qué coste?

1.    Complicidad

A menudo, al inicio del comité, el CEO propone y mientras parece que se inicia un debate, la realidad subconsciente es que solamente se busca como complacer al jefe. Esto ocurre, especialmente si el CEO tiene rasgos de dominante (Diminisher) según definición de Liz Wiseman en su libro (Multiplers – How the best leaders make everyone smarter). Durante las sesiones para pensar y definir la Estrategia, cuanto más escribe y habla el CEO enfrente del grupo, más entiende el equipo lo que el jefe desea que acepten. La realidad es que acatan los deseos del CEO y el Plan Anual, pudiera haber sido escrito por el mismo, perdiendo la oportunidad de escuchar las valorables opiniones y aportaciones de todos. (leer el artículo: Productividad y Estilo de Dirección)

2.    No se puede ser el facilitador y participar simultáneamente

Como vemos en el ejercicio de “la varita mágica”, no se pueden hacer dos cosas bien a la vez. El coste e importancia de los días dedicados a la Estrategia y a la Planificación de la Ejecución no permite que nadie del equipo, tampoco el CEO, se distraiga en dirigir la reunión. El CEO que dirige la reunión sólo aportará la mitad, pues estará ocupado en la logística del día y no será uno más del comité.

3.    Es muy difícil debatir cuando se está al mismo tiempo enfrente del equipo

Las mejores decisiones se desarrollan cuando los miembros del equipo argumentan y defienden sus posiciones, sabiendo que lo hacen pensando en lo mejor para la organización. En este caso, además están seguros que por ello no deterioran sus relaciones personales durante el proceso, pues todos aportan a conciencia su pensamiento y experiencia.

Para tener un debate justo y equitativo las cuestiones deben ser resueltas entre todos, es la única forma de lograr un compromiso de ejecución y responsabilidad por los resultados.

Muchas compañías consideran que contratar un facilitador externo es un coste innecesario. Si consideramos el coste real por no tener un óptimo resultado y lo que puede representar para la compañía en el futuro, el coste de un facilitador externo resulta ser una decisión inteligente y económica.

Si quieres un facilitador experto para sacar el máximo rendimiento de las reuniones dedicadas a la Estrategia y al Plan de Ejecución, contacta con Lluís Ma. Gras, te ayudaré.

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Acerca de Lluís Gras

Executive and Business Coaching, con más de 25 años de experiencia en empresas.
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